Como criar e utilizar locações

Olá! Neste tutorial você irá aprender como criar e utilizar locações! 

Com o recurso de locações, é possível otimizar sua gestão nos agendamentos, conseguindo registrar mais facilmente as reservas de quadras e espaços que possuí em seu negócio!

Habilitando o recurso

O Next Fit, através do seu modelo de operação, já habilita os recursos que serão interessantes para utilizar em seu negócio, mas caso o recurso desejado não esteja habilitado, basta ativar em Recursos do sistema > Extras > Locações e após clique em SALVAR.

Criando o local para locação

Para iniciar é necessário criar e configurar os locais para locação, acessando Agenda > Locação > + LOCAL PARA LOCAÇÃO.

Na tela de criação, você deverá colocar as informações do local e também os blocos de horário para locação. Exemplo: selecionado o local Quadra de areia, para modalidade vôlei, onde a locação pode ser feita numa duração mínima de 30 minutos, e a duração padrão é de 60 minutos. Selecionando um bloco de horários de segunda a sexta, das 08 horas às 20 horas.

Compreenda o que deve ser preenchido em cada campo das informações do local com mais detalhes:

• Local*: escolha o local disponibilizado para a locação. Crie novos locais em Administrativo > Local, no botão + LOCAL;
  
• Modalidade*: escolha a modalidade da locação para facilitar na organização. Crie novas modalidades em Administrativo > Modalidades, no botão + MODALIDADE;
• Duração padrão (em minutos)*: ao criar uma nova locação, a duração será preenchida automaticamente com o valor informado na duração padrão.
• Duração mínima (em minutos)*: informe o menor período de tempo possível para uma locação
• Cor da agenda: altere a cor para facilitar a identificação de modalidades diferentes na agenda.

Quanto aos blocos de horários para locação, deverá ser selecionado os dias, informando hora inicial e final, que será permitido adicionar uma locação. Informe também o valor por hora de uma locação.

Caso possua blocos com horários separados ou valores de hora diferente, basta adicionar separadamente clicando em + NOVO BLOCO. E ao finalizar clique em SALVAR.

Adicionando uma locação na agenda

Para adicionar a reserva de uma locação, você deve acessar Agenda > Agenda. Você pode dar um duplo clique no espaço de horário que deseja, ou clicando no botão + no canto superior direito da tela.

Selecione a opção Locação e clique em AVANÇAR. Em seguida, você terá duas opções: Locação avulsa ou Locação recorrente, em que:

• Locação avulsa: gera apenas uma locação na data e horário selecionados;
• Locação recorrente: gera uma locação semanal no mesmo dia da semana e horário definido. Por exemplo, toda terça-feira às 20 horas.

Clique na imagem para ampliar

Após definir o tipo da locação, preencha as informações de Dados, em que deve informar o cliente que está realizando a reserva, o local, modalidade e o consultor responsável pela locação, além das informações de tempo, sendo a data de início e duração da locação; o valor da locação será calculado automaticamente com base no valor da hora e duração informada. Finalize clicando em AGENDAR.

A duração apenas pode ser valores múltiplos da duração mínima informada na criação da locação.

Após finalizar, você será redirecionado à tela de PARTICIPANTES, para registrar o pagamento do cliente. Nessa mesma tela, você pode selecionar outros clientes e clicar em ADICIONAR para incluir mais participantes na mesma locação. Com isso, o valor total será repartido entre a quantidade total de participantes automaticamente.

Para realizar a cobrança, clique em COBRAR. Será apresentada a tela de Gerar cobrança, onde você deve preencher o Valor a receber (caso este cliente deseje pagar um valor maior ou menor entre o rateio total dos participantes) e a Forma de cobrança, sendo Receber agora ou Incluir em uma comanda.

• Em locações recorrentes, a aba de DADOS é replicada para os eventos das semanas seguintes; já a aba de Participantes é gerenciada de forma unitária em cada evento. 
• Este comportamento se repete na edição das informações de um dos eventos na agenda, sendo uma mudança única daquele evento.
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Mas caso deseje estar recebendo em outro momento, você pode realizar pelo perfil do cliente selecionado, na aba de FINANCEIRO do perfil.

Também sendo possível cancelar a locação, acessando-a em sua agenda e clicando em CANCELAR AGENDA. 

• O cancelamento de uma locação recorrente disponibiza a opção de cancelar somente o evento em questão ou este horário e todos os eventos futuros da mesma recorrência.

E qualquer dúvida, entre em contato com o nosso time de suporte