Como criar uma grade de horários mista (contratos e serviços)?

Olá! Neste tutorial você irá aprender como criar uma grade de horários mista, que valerá tanto para contratos da modalidade como para serviços!

A grade de horários mista tem como foco atender os clientes que trabalham com aluguéis de quadras esportivas, principalmente nas modalidades de Beach Tennis, Tênis, Futevôlei, Futebol e Pilates!

Com ela, você permitirá o agendamento de clientes com contratos da modalidade, bem como o agendamento de clientes que adquiriram o serviço de aluguel.

Exemplo de uso: você tem clientes que adquirem contratos de Beach Tennis, e treinam com regularidade, mas também comercializa aluguéis de quadras. Dessa maneira, você pode criar uma grade de horários mista, que servirá tanto para contratos de Beach Tennis, quanto para serviços de aluguel de quadra.  

1 - Criando uma grade de horários de contrato

Inicie a criação de uma grade de horários de contrato, acessando Agenda > Grades de horários, e pressionando + GRADE DE HORÁRIOS > Contratos > AVANÇAR.

2 - Preenchendo os dados principais

Preencha os dados principais normalmente, considerando que a Modalidade e a Descrição são os únicos campos obrigatórios de preenchimento.

No exemplo, criamos uma grade de contratos da modalidade Beach Tennis, com a descrição de "Beach Tennis - Quadra 2".

Compreenda o que deve ser preenchido em cada campo com mais detalhes:

• Modalidade*: escolha a modalidade da grade. Somente alunos com contrato ativo da modalidade escolhida poderão se agendar na grade de horários criada. Modalidade é a nomenclatura de uma atividade física (Funcional e Pilates). Crie novas modalidades em Administrativo > Modalidades, no botão + MODALIDADE;
• Descrição*: a descrição é o nome da grade de horários disponibilizado na agenda para os alunos se agendarem pelo aplicativo ou site de agendamentos/reservas;
• Instrutor: escolha o usuário responsável pela condução e supervisão da atividade. Poderá ser comissionado por aula lecionada ou por aluno ao final da configuração da grade. Crie novos usuários em Administrativo > Usuários, no botão + USUÁRIO;
• Local: escolha o local disponibilizado para a prática da modalidade. Crie novos locais em Administrativo > Local, no botão + LOCAL;
• Cor*: altere a cor para facilitar a identificação de modalidades diferentes na agenda.

3 - Dias e horários

Adicione os horários disponíveis na grande. Primeiro, selecione os dias, e após, o Horário inicial e a Duração. Por fim, pressione ADICIONAR.

4.1 - Configurações - Permissões e restrições

Você pode configurar as Permissões e restrições de agendamento da grade de horário. Onde é possível limitar o número máximo de clientes, e também habilitar a permissão para outros tipos de cliente se agendarem. Esses outros tipos também podendo ter um limite de vagas dentro do número máximo de clientes.

Compreenda o que significam as permissões com mais detalhes:

• Restringir número máximo de alunos: restrinja a capacidade máxima de alunos agendados;
• Permite adicionar clientes especiais (sem contrato da modalidade): permita o agendamento de clientes sem contrato da modalidade da grade (apenas pelo sistema);
  • Para acessar a aula, o cliente utilizará o serviço [serviço]: exija a aquisição de um serviço do cliente que não tem contrato da modalidade;
  • Restringir número máximo de clientes especiais: restrinja a capacidade máxima de alunos sem contrato da modalidade;
• Permite adicionar leads: permita o agendamento de leads. Os leads são possíveis clientes. Lembre de ativar essa opção caso queira publicar essa grade de horários em um site de agendamento. Crie novos leads em CRM > Leads > NOVA LEAD.
  • Restringir número máximo de leads: restrinja a capacidade máxima de leads; 

No exemplo, permitimos o agendamento de clientes especiais do serviço "Aluguel de Quadra - Beach Tennis" e restringimos o número máximo de alunos para 1.

4.2 - Configurações - Aplicativo e Check-in

Em Aplicativo e Check-in, escolha se a grade de horários de contrato será exibida para agendamentos no aplicativo do aluno, e outras regras de agendamento.

Compreenda o que significam as configurações com mais detalhes:

• Exibe grade no aplicativo: exiba a grade no aplicativo do aluno, para dar conhecimento dos horários disponíveis para a modalidade. Escolha se a grade será exibida Só para alunos com contrato ativo da modalidade/serviço da agenda, ou Para qualquer aluno.
• Permite check-in pelo app: permita o agendamento pelo aplicativo do aluno nos horários disponíveis. Escolha se o agendamento valerá Só para alunos com contrato ativo da modalidade/serviço da agenda, ou Para qualquer aluno. 
  • Quanto tempo antes da aula o aluno já pode realizar check-in? Delimite com quanto tempo de antecedência os alunos poderão começar a se reservar nos horários.
  • Tempo para término do check-in? Delimite o tempo para os alunos finalizarem a reserva de horários logo antes da aula.
• Fila de espera: permite a utilização da fila de espera no horário. Dessa forma, com o horário lotado, o aluno poderá se agendar na fila de espera. Assim que um aluno desistir ou cancelar o check-in, o primeiro da fila será notificado e irá realizar o check-in automaticamente.
  • Quanto tempo antes da aula a fila de espera será cancelada: Delimita o tempo de quando a fila de espera será cancelada antes da aula, não realizando mais check-ins após, caso um cliente cancele/desista 
    
• Permite cancelar check-in: permita o cancelamento de reservas. Para cancelar, o aluno deverá ter direito a reagendamentos nas configurações do contrato (em Administrativos > Contratos > Editar > Modalidades do contrato > Editar > Permite reagendamento).
  • Até quanto tempo antes o aluno pode cancelar? Delimite o tempo máximo para cancelamento antes da aula.

4.3 - Configurações - Controle de acesso

Configure o período permitido de ingresso do aluno pelo controle de acesso (Catraca e QR Code) no estabelecimento. Onde você pode configurar quanto tempo antes e depois do horário de início o cliente pode acessar.

Caso o aluno tente ingressar no estabelecimento antes ou depois do período permitido, a catraca bloqueará o acesso. Essa medida tem o objetivo de evitar o ingresso de alunos no final do horário, ocupando vagas destinadas à próxima turma.

5.1 - Configurações avançadas - Permissões e restrições avançadas

Para ter um controle maior sobre os alunos que podem se agendar na grade em questão, você pode realizar algumas configurações avançadas.

Compreenda o que significam as configurações com mais detalhes:

• Restringir grade por gênero: permita o agendamento de apenas homens ou apenas mulheres;
• Restringir grade por categoria de cliente/lead: permita o agendamento apenas clientes que possuírem a(s) categoria(s) selecionadas;
• Agenda livre: conceda aulas gratuitas, que não irão subtrair sessões ou aulas da modalidade do contrato, bem como não irão descontar serviços adquiridos.

5.2 - Configurações avançadas - Comissão

Caso deseje, ative o comissionamento do instrutor da grade por aula ou aluno. Habilite Comissionar instrutor, escolhendo entre o Tipo de comissão Por aula ou Por aluno, e designando o valor da comissão.

Escolha se Existe número mínimo de alunos para comissionar o instrutor. Lembre que o Instrutor comissionado será o cadastrado no início da grade de horários.

5.3 - Configurações avançadas - Acesso online

Informe o link para acesso online, caso sua aula ocorra nessa forma de modalidade.

Lembre de informar um link recorrente na grade, para que os alunos sempre acessem o mesmo link, sem precisar ficar alterando ele na grade.

Ao finalizar todas as configurações da grade, lembre de SALVAR e conferir a grade de horários na agenda (em Agenda > Agenda).

E qualquer dúvida, entre em contato com o nosso time de suporte.