Como criar automações de oportunidades de CRM?

Olá! Neste tutorial você irá aprender como criar uma automação de Oportunidades no Next Fit!

Com finalidade de facilitar e aprimorar sua gestão e comunicação com leads e clientes, oferecemos o recurso de Automações, que complementa outras funcionalidades do CRM, como atividades, campanhas e oportunidades. Utilizando as automações, é possível criar ações automáticas no sistema Next Fit por meio de gatilhos e ações.

É importante que você tenha conhecimento prévio de como configurar e utilizar o CRM completo, para desfrutar do máximo proveito das automações de CRM. Abaixo, veja o funcionamento básico de uma automação:

No exemplo, toda vez que uma oportunidade for criada e o nível de interesse do cliente/lead for “alto”, a ação será disparada, criando uma nova atividade vinculada à oportunidade. Caso o nível de interesse fosse “médio” ou “baixo”, a ação não seria disparada, pois a condição nível de interesse "alto" não seria cumprida.

O que são gatilhos?

Os gatilhos são os eventos a partir dos quais suas automações serão executadas. No exemplo citado acima, sempre que uma oportunidade for criada (gatilho), a automação de CRM criará uma atividade (ação). Os seguintes gatilhos estão disponíveis nas automações de oportunidade:

• Quando criar uma oportunidade: A automação será disparada quando uma oportunidade for criada;
• Quando ganhar uma oportunidade: A automação será disparada quando uma oportunidade for ganha;
• Quando perder uma oportunidade: A automação será disparada quando uma oportunidade for perdida;
• Quando reabrir uma oportunidade A automação será disparada quando uma oportunidade for reaberta (havia sido finalizada com ganho ou perda, mas foi reaberta);
• Quando entrar na etapa: A automação será disparada quando a oportunidade entrar em alguma das etapas do funil;
• Quando estiver na etapa: Diferente do gatilho de "quando entrar na etapa", esse gatilho disparará a automação após uma quantidade de dias que o lead/cliente estiver em uma etapa do funil (dispara a automação 3 dias após o cliente entrar na etapa, por exemplo).

O que são condições?

As condições irão filtrar as oportunidades nas quais a automação executará determinada ação. Cada gatilho possui suas próprias condições, a fim de personalizar mais a automação.

É importante ressaltar que caso a oportunidade não atenda a condição informada, a automação não será executada. Por isso, é interessante criar corretamente as oportunidades.

Não é obrigatório utilizar uma condição. É possível informar mais de uma condição. Caso mais de uma condição seja prescrita, será necessário que a oportunidade cumpra com todas as condições para que a automação seja disparada.

As seguintes condições estarão disponíveis, dependendo do gatilho escolhido:

• Como conheceu: a automação prosseguirá somente se a forma pela qual o cliente/lead conheceu o estabelecimento coincidir com a mesma opção informada na condição;
• Categorias do cadastro: a automação executará somente para clientes/leads que possuírem a(s) categoria(s) selecionada(s);
• Tipo de visita: a automação prosseguirá somente se o tipo de visita do cliente/lead coincidir com a mesma opção informada na condição;
• Nível de interesse: a automação prosseguirá somente se o nível de interesse do cliente/lead coincidir com o mesmo nível informado na condição;
• Responsável pela oportunidade: A automação prosseguirá somente se o responsável pela oportunidade coincidir com o mesmo responsável informado na condição;
• Funil e etapa: a automação prosseguirá somente se a oportunidade esteja em um funil e etapa que coincidirem com o mesmo funil e etapa informados na condição;
• Número de dias na etapa: quando uma oportunidade concluir um número de dias em uma determinada etapa do funil, a automação prosseguirá. O mesmo pode ser configurado para quando você ganhou ou perdeu uma oportunidade após uma quantidade determinada de dias;
• Motivo de perda: a automação prosseguirá somente se o motivo de perda do cliente/lead coincidir com o mesmo motivo de perda informado na condição;
• Situação da oportunidade: a automação prosseguirá somente se a situação anterior à reabertura da oportunidade coincidir com a mesma situação informada na condição.

O que são ações?

As ações são a última etapa da sua automação, realizando o seu objetivo. Ela será realizada somente com o disparo do gatilho (evento) e da confirmação de que ela se adequa às condições descritas. É obrigatório que toda automação possua uma ação.

Para as automações, temos as seguintes ações:

• Alterar responsável: Altera o responsável da oportunidade;
• Criar uma atividade: Cria uma atividade para a oportunidade;
• Remover atividades: Remove as atividades da oportunidade;
• Criar uma oportunidade: Cria uma nova oportunidade;
• Mover para a etapa: Move a oportunidade do cliente/lead para outra etapa do funil;
• Perder a oportunidade: Faz com que a oportunidade seja dada como "perdeu";
• Ganhar a oportunidade: Faz com que a oportunidade seja dada como "ganhou".

Como criar uma automação?

Para criar uma nova automação, acesse CRM > Automações > + AUTOMAÇÂO > Automação de oportunidades. A seguir, insira a descrição da automação, e escolha o gatilho que iniciará sua automação. Com isso, opte por inserir uma condição e posteriormente uma ação em sua automação.

É importante ressaltar que alguns gatilhos possuem algumas condições como obrigatórias, para o funcionamento correto da ação da automação.

Após adicionar o gatilho, opcionalmente adicione uma condição para a automação:

Por fim, adicione uma ação para ser realizada nessa automação:

No exemplo, criamos uma automação para que, toda vez que uma oportunidade for criada e o cliente/lead conheceu o estabelecimento pelo Instagram, seja criada uma atividade solicitando que o responsável da oportunidade encaminhe para o cliente/lead um convite para visita presencial ao estabelecimento.

Agora, ao criarmos uma nova oportunidade para um lead, por exemplo, é possível ver a automação em funcionamento:

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